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25
Nov

Der Erfolg liegt in der Vorbereitung oder was ein Workshop und Projekte gemeinsam haben

 „Rund 70% aller Projekte scheitern“ (1)! Auch wenn für Workshops ähnlich fundierte Untersuchungen noch nicht durchgeführt wurden, lässt die Vielzahl der Veröffentlichungen zum Scheitern von Workshops erahnen, dass hier ein ähnliches Verhältnis vorliegt.

Aber woran liegt das? Ein Workshop und ein Projekt haben bereits beginnend mit der Definition „Einmalig in der Gesamtheit der Bedingungen“ (2) hohe Ähnlichkeiten. Hier lohnt es sich, die Gemeinsamkeiten der Erfolgsfaktoren von Projekten und Workshops zu untersuchen.

Wann ist ein Projekt erfolgreich und wie wird der Erfolg maßgeblich ermöglicht?

Projekterfolg orientiert sich am Erreichen der Ziele des Magischen Dreiecks (Lieferung der Ergebnisse in erwarteter Qualität und definierter Zeit und definiertem Budget) und der Einschätzung der Ergebnisse durch Auftraggeber (Kunden) und relevante Stakeholder.

Kurz: Man hat erreicht, was man sich vorgenommen hat und ist damit zufrieden.

Erreicht oder zumindest erleichtert wird dieser Erfolg, wenn man zwei Erfahrungen berücksichtigt:

  1. Der Erfolg hängt zum einen maßgeblich vom Zeitpunkt, nämlich der Startphase des Projektes ab: In den DIN Projektphasen (2) gesprochen in der „Definition“ und „Planung“ – Fehler und Versäumnisse, die hier begangen werden sind in der Regel nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu korrigieren.
  2. Zum anderen wird der Erfolg durch die Erfolgsfaktoren für Projekte bestimmt. Erfolgsfaktoren sind die wenigen aber entscheidenden Dinge die den Erfolg von Projekten ermöglichen oder zumindest stark fördern. Die in einer Metastudie (zusammenfassende Auswertung vieler empirischen Studien) ausgemachten 5 Faktoren (5) sind:
    • Die Unterstützung der obersten Führungsebene (Management Attention)
    • Die richtige Zusammensetzung des Projektteams, sowohl fachlich als auch persönlich
    • Die Kommunikation im Projektteam
    • Die Führungsqualität des Projektleiters
    • Die richtige Zieldefinition des Projekts

Workshop FotoDie Verbindung aus beidem führt dann zur Zielerreichung und Zufriedenheit in Projekten. Klingt einfacher als es ist, wie die Statistik zu gescheiterten Projekten offenbart.

Der Workshop als Projekt – die Erfolgsfaktoren im Übertrag

Mit der Hypothese ein Workshop folge in seinen Wirkprinzipien einem Projekt und habe hierbei große Ähnlichkeit heißt das übertragen:

  1. Der Erfolg eines Workshops wird in der Definition und Planung des Workshops maßgeblich beeinflusst
  2. Fünf nachfolgend bereits übertragene Erfolgsfaktoren sind wesentlich für die Zielerreichung und Zufriedenheit der Workshop Teilnehmer verantwortlich:
    • Die Unterstützung des Gastgebers (i. d. R. höhere Management-Ebene)
    • Die richtige Zusammensetzung der Teilnehmer, sowohl fachlich als auch persönlich
    • Die Kommunikation im Workshop
    • Die Führungsqualität des Moderators
    • Die richtige Zieldefinition

Mit der über 10-jährigen Erfahrung von TEAMWILLE in der Moderation von Projekt- und Führungskräfteworkshops, haben sich die genannten Hypothesen mit folgenden Good Practices wiederkehrend bestätigt:

  • Der Erfolg eines Workshops wird vor allem in der Vorbereitung entwickelt. Ein gut abgestimmter und konzeptionell fundiert entwickelter Workshop Ablauf ist nicht nur effizient, sondern erlaubt auch Abweichung und das Eingehen auf Störungen, die es in jedem Workshop Ablauf gibt. Als Hilfsmittel setzt TEAMWILLE hier ein Mediogramm ein:

TEAMWILLE_MediogrammDie Entwicklung des Mediogramms wird ausgehend von den SMARTen Workshopzielen umgesetzt.

  • Der Gastgeber ist präsent, aber nicht dominierend. D. h. er lädt ein, eröffnet den Workshop, hat das Schlusswort und trifft in Sackgassen auch die notwendigen Entscheidungen. Seine Rolle in der Erarbeitung aber ist auf Augenhöhe mit den Teilnehmern. Er ist aktiv beteiligt, steuert aber nicht. Die Steuerung des Ablaufs übernimmt durchgängig der Moderator.
  • Die Zusammensetzung der Teilnehmer ist bewusst gewählt und gesteuert. Es werden Muss-Teilnehmer und Kann-Teilnehmer unterschieden. Nach den Muss-Teilnehmern wird der Termin oder insgesamt auch die Durchführung des Workshops ausgerichtet. Mit den Muss-Teilnehmern wird in der Vorbereitung eng Kontakt gehalten, damit sie sich ihrer Relevanz bewusst sind und ihre Teilnahme verlässlich gesichert ist.
  • Eine gute Kommunikation wird von Beginn an durch den Moderator sichergestellt. Dies gelingt durch scheinbar einfache aber nicht selbstverständliche Dinge wie einem „persönlicheren“ Kennenlernen auch bei Leuten die sich eigentlich schon jahrelang kennen – aber eben nur auf der Arbeitsebene. Mit Icebreakern, Aktivierungen aber auch einer ausgewogenen Steuerung (präsent aber nicht dominant) der Diskussionen und Erarbeitungen gelingt der Dialog mit allen.

Dann kann ja nichts mehr schief gehen?

Ein Workshop ist wie ein Projekt: Einmalig in der Gesamtheit seiner Bedingungen. D. h. eine Garantie für Erfolg gibt es nicht. Kein Workshop folgt dem geplanten Konzept – deshalb hat sich bewährt: Mach ein Mediogramm, aber bleib flexibel! Sei auf alles vorbereitet und lass Raum für Improvisationen. Vorbereitung ist wichtig, aber es ist eben nicht alles. Aber ohne Vorbereitung ist alles auch nichts und gerade deshalb sollte man sich Raum für die Veränderungen im Plan lassen!

Mit diesen und den vorgenannten Good Practices und einer TEAMWILLE Moderation sind die verbleibenden Unwägbarkeiten soweit minimiert, dass Ihrem Workshoperfolg nichts im Wege stehen sollte.

 

Und nächsten Mittwoch lesen Sie im TEAMMWILLE-Blog „Alle sind im Workshopfieber! Das Salz in der Suppe oder wie wird Ihr nächster Workshop zu einem echten Kracher“

 

Literatur und Quellen

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