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Apr

TEAMWILLE meets humedica e.V. oder wenn gutes Projektmanagement Leben rettet

Am 17. April 2016, um 09.00 Uhr berichteten die ersten deutschen Medien von einem schweren Erdbeben der Stärke 7,8 in Ecuador. War anfänglich noch von 77 Toten und 580 Verletzten die Rede, so spricht man einen Tag später bereits von mehreren hundert Menschen, die ums Leben kamen. Nur zwölf Stunden nach Eingang der ersten Meldung befindet sich ein vierköpfiges Ärzteteam im Auftrag von humedica e.V. auf dem Weg ins Krisengebiet.

humedica e.V., mit Sitz im beschaulichen Kaufbeuren, ist eine international agierende Nichtregierungsorganisation, die bereits in über 90 Ländern humanitäre Hilfe geleistet hat, darunter die Erdbebenkatastrophe in Haiti 2010 und in Nepal 2015. Ziel der Arbeit von humedica ist es, Menschen zu helfen, die durch Katastrophen oder strukturelle Armut in Not geraten sind.(1) Eine schnelle Mobilisierung im Falle einer Katastrophe ist dabei essentiell, so dass humedica binnen 24 Stunden Hilfskräfte weltweit in den Einsatz schicken kann.

Wie schafft es eine kleine Organisation mit weltweit ca. 100 Mitarbeitern, in solch einer kurzen Zeit einsatzfähig zu sein? Und was hat das Ganze mit Projektmanagement zu tun? Um auf diese  Fragen Antworten zu finden, besuchte ich im März 2016 den Hauptsitz von humedica e.V. In Gesprächen mit Mitarbeitern konnte ich drei Kernpunkte identifizieren, die maßgeblich dazu beitragen, dass humedica e.V. seine Arbeit so nachhaltig und erfolgreich leisten kann:

  • Kreativität,
  • Agilität sowie
  • Prozesse und Tools.

Kreativität oder Not macht erfinderisch

Auf den ersten Blick würde man Kreativität wohl eher im Zusammenhang mit der Entwicklung neuer Produkte, Marketingaktionen oder Werbung sehen, weniger jedoch im klassischen Projektmanagement ansiedeln. Kreativität versteht man als Fähigkeit zu originellen (= nicht häufigen), produktiven (= schöpferischen) und nützlichen (= zweckdienlichen) Leistungen.(2)

Kreativität

humedica e.V. veranschaulicht in seiner Arbeit eindrucksvoll, wie wichtig Kreativität in der Umsetzung von Projekten ist; ganz nach dem Motto „Not macht erfinderisch.“

Wie bekommt man beispielsweise ein Team von bis zu zehn Personen innerhalb weniger Stunden zusammen mit Medikamenten für 300 Personen in eine Krisenregion geflogen? Solche und andere Herausforderungen gehören zum Tagesgeschäft der humedica. In der Kürze der Zeit ist ein organisierter Transport nicht möglich. Die Lösung ist dabei manchmal recht einfach: Man bucht das Team zusammen mit den Medikamenten auf normale Linienflüge und hofft, dass die entstandenen Mehrkosten durch Übergepäck von der Airline erlassen werden.

Auch im klassischen Projektmanagement spielt Kreativität immer wieder eine entscheidende Rolle. Per Definition ist ein Projekt u.a. eine Aufgabe mit begrenzten, zeitlichen und finanziellen Ressourcen. Zwar werden Risiken erfasst und berücksichtigt, doch in vielen Fällen stößt das Projekt trotzdem an die zeitlichen und finanziellen Grenzen. Kreative Lösungen müssen gefunden werden, damit man die Rahmenbedingungen nicht sprengt und das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Agilität ist eine echte Fähigkeit

Die Art der Krise, das Ausmaß der Katastrophe, die Beschaffenheit des betroffenen Gebietes, die politische Lage, die Armut der Menschen. Die Liste der unterschiedlichen Charakterzüge von Katastrophen mit denen humedica zu tun hat, ließe sich noch um einiges fortsetzen. In vielen dieser Fälle lassen sich die Begebenheiten und Zustände erst vor Ort ausmachen. Hier ist ein hohes Maß an Agilität der Koordinatoren und Einsatzkräfte essentiell und gleichzeitig Voraussetzung, um überhaupt bestehen zu können.

Wenn ich von Agilität schreibe, meine ich die Fähigkeit einer Organisation oder Person, flexibel, aktiv, anpassungsfähig und mit Initiative, in Zeiten des Wandels und Unsicherheit, zu agieren.

Auch im klassischen Projektmanagement steigt die Bedeutung von Agilität. Gerade in Entwicklungsprojekten kommt es im Laufe der Projektlaufzeit zu Herausforderungen und unvorhergesehenen Änderungen, auf die spontan reagiert werden muss. Gutes Projektmanagement lässt sich daran beurteilen, wie man auf Herausforderungen und Änderungen reagiert.

Ein weiteres Indiz für die steigende Bedeutung von Agilität im Projektmanagement ist die enorm steigende Nachfrage an agilem Projektmanagement bei TEAMWILLE. Dieser Trend wurde frühzeitig erkannt, sodass bereits heute erfolgreiche Coachings und Trainings durch TEAMWILLE durchgeführt werden (mehr zum Thema Agiles Coaching in unseren Blogs).

Ohne Prozesse und Tools geht gar nichts

Ein weiterer bedeutsamer Aspekt in der humanitären Hilfe sind Prozesse und Tools. Damit ein schnelles Eingreifen durch humedica e.V. jederzeit und weltweit möglich ist, ist ein Set von Prozessen und Tools nötig, die im Falle einer Katastrophe zum Greifen kommen. Das beginnt bei den vorkonfektionierten Koffern, die alle wichtigen Kommunikationsmittel, wie Laptop, Satellitentelefon, und Funkgeräte etc. beinhalten. Ebenso sind festgelegte Kommunikations- und Ablaufpläne, die im Falle einer Katastrophe zum Tragen kommen, elementar.

Dabei existieren die Prozesse nicht nur auf Organisationsebene, sondern die gesamte humanitäre Hilfe wird weltweit über einen Prozess gesteuert. Im Jahr 2005 wurde die „humanitarian reform“ der Vereinten Nationen verabschiedet. Mit dieser Reform wurde der Cluster Ansatz eingeführt. Cluster sind Gruppierungen von humanitären Organisationen. Im Fall einer Katastrophe werden „In-Country Clusters“ gebildet. Gruppierungen, die nach Tätigkeiten eingeteilt werden, wie zum Beispiel „Gesundheit“ oder „Schutz“. Durch die Einteilung in verschiedene Cluster ist eine effektive und effiziente Koordination unter den beteiligten Organisationen möglich.(3)

Prozesse un Tools

Auch im TEAMWILLE-Alltag sind Tools und Prozesse von enormer Bedeutung. Neben den klassischen Projektmanagement-Prozessen der Initiierung-, Planung-, Durchführung-, Controlling- und Abschlussphase, spielen Kommunikations- und Dokumentationsprozesse eine wichtige Rolle,  um den anfallenden Aufwand stemmen zu können sowie einen Überblick über die Aktivitäten zu schaffen. Tools, wie z.B. Kommunikationsmatrix, MS Project, Ablagesysteme etc., unterstützen dabei die Durchführung und Einhaltung von Prozessen.

humedica e.V. beweist jeden Tag, dass gutes Projektmanagement Leben retten kann. Durch Kreativität, Agilität und der Etablierung von Prozessen & Tools ist ein schnelles Eingreifen in den Katastrophengebieten möglich.

Ich freue mich, dass die TEAMWILLE GmbH beschlossen hat die Arbeit von humedica e.V. durch die vorhandene Expertise im Projektmanagement zu unterstützen und fünf Mitarbeiter zum Krisenkoordinator ausbilden lässt. In Zukunft werden wir die Vor-Ort-Einsätze tatkräftig mit unserer Kreativität und Agilität unterstützen. Dies ist eine wunderbare Möglichkeit, die Unternehmenswerte „anspruchsvoll, neugierig, menschlich“ wirken zu lassen. Ich freue mich auf die Zusammenarbeit mit humedica e.V.!

(1) https://www.humedica.org/humedica/wer-wir-sind/index_ger.html

(2) http://lexikon.stangl.eu/542/kreativitaet/

(3) buildingabetterresponse.org

1 Response

  1. Johannes Wille
    Johannes Wille

    Meine Anerkennung für diesen Blog und Respekt für Deine Anmeldung zur Koordinatorenausbildung – Klasse! Johannes

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