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19
Feb

Was Gravitationswellen mit Programmmanagement zu tun haben oder wieso Programmmanagement keine Frage von entweder oder ist

Letzte Woche wurde die von Albert Einstein im Rahmen seiner Relativitätstheorie vermutete Existenz von Gravitationswellen nachgewiesen. Gravitationswellen führen zu einem Stauchen oder Strecken des Raumes und damit der Zeit und setzen so unser gewohntes Verständnis von Dimension und Kontinuität außer Kraft. Grundsätzlich erzeugt jede Masse in Bewegung Gravitationswellen. Allerdings sind diese bei normalen Massen so gering, dass Einstein glaubte, dass sie niemals nachgewiesen werden können. Der Nachweis ist der Wissenschaft nun sensationellerweise doch noch gelungen – Einstein würde bei Twitter und Facebook sicher seiner Freude kundtun. Einen kleinen Wermutstropfen hatte die Entdeckung allerdings: Zwei schwarze Löcher, also eine Massenkonzentration von solchem Ausmaß, dass ihre Gravitation sogar das Licht vollständig schluckt, mussten in einer kosmischen Ausnahmesituation miteinander verschmelzen.

Viele Unternehmen stehen aufgrund von Disruptionen oder politisch und gesellschaftlich erzwungener Umwälzungen vor vergleichbaren Ausnahmesituationen, die hohe Wellen schlagen und eine Veränderung der Unternehmen erfordern. Wenn solche Veränderungen die Möglichkeiten einer Umsetzung in Einzelprojekten überschreiten, ist Programmmanagement die Lösung für eine professionelle Umsetzung. Von Programmen spricht man, wenn strategische und umfassende Unternehmensziele im Rahmen mehrerer Projekte realisiert werden.

Was aber sorgt dafür, dass auch das Programmmanagement nicht zur Ausnahmesituation wird? Im Wesentlichen sind es drei Bereiche, die bei richtiger Umsetzung einen Erfolg gewährleisten:

1. Die Aufbauorganisation des Programms als effizientes Führungssystem

Bei einem Projekt besteht die Aufbauorganisation aus dem Projektauftraggeber und dem Projektleiter. Häufig wird der Projektauftraggeber dabei durch einen Lenkungskreis (engl. Steering Committee) repräsentiert. Ein Programm bildet den Rahmen für die Realisierung der Programmziele in verschiedenen Projekten, d. h. der Programmleiter ist auch der Projektauftraggeber im Programmrahmen und agiert als Lenkungskreis für alle Projekte (i. d. R. zusammen mit seinem Vertreter und dem PMO-Leiter). Selbstverständlich existiert für das Programm ebenfalls ein Auftraggeber in Form der Unternehmensleitung, der durch einen operativen Steuerkreis vertreten wird. Der operative Steuerkreis ist dabei das relevante Entscheidungs- und Kontrollgremium für das Programm. Große Programme ergänzen den operativen Steuerkreis oft durch einen strategischen Steuerkreis, der wie ein Aufsichtsrat agiert und die Integration der Ergebnisse in das Unternehmen fördern soll. Zur effizienten Führungsorganisation komplettiert wird die Aufbauorganisation durch übergreifende Programmfunktionen (z. B. PMO, Anforderungs- und Änderungsmanagement, Changemanagement, Releasemanagement, …). Sie stellen sicher, dass übergreifende Themen trotz organisatorischer Kapselung in Form der Projektorganisationen nicht im Bereich unklarer Verantwortung verloren gehen oder redundant bearbeitet werden.

Solar system with eight planets.Eine effiziente Führungsorganisation führt sinnbildlich zu geregelten Bahnen für alle Planeten

2. Die Programmziele als inhaltlicher Rahmengeber

Studien (1) zeigen, dass unklare und unvollständige Ziele der Hauptgrund für das Scheitern von Projekten sind. Eine Kausalität, die durch die Dimension „Programm“ an Bedeutung gewinnt. Umso wichtiger ist eine systematische Entwicklung von Programm- und Projektzielen als inhaltliche Leitplanken, bei der sich folgendes Vorgehen bewährt hat:

Ähnlich wie eine Vision und die Strategie der Kompass für ein Unternehmen sind, können Programmvision und SMARTe Programmziele die inhaltliche Orientierungsfunktion für das Programm bilden. Wird beides in Workshops mit dem Programm- und den Projektleitern nachhaltig entwickelt, sind ein gemeinsames Verständnis und Unterstützung für die Beteiligten sichergestellt. Eine kompakte Anzahl von z. B. 5 Programmzielen kann die top-down Vorgabe für die Entwicklung der Projektziele im Rahmen der Projektaufträge darstellen. Die konsolidierten Projektaufträge bilden dann wiederum die Bottom-up-Grundlage für die Formulierung des Programmauftrages, der mit dem Auftraggeber vereinbart wird. Mit dem Verfahren ist sichergestellt, dass ein verstandener, überschneidungsfreier und abgegrenzter Rahmen für alle Inhalte des Programms existiert.

Space Launch System Takes Off. 3D Scene.Ein erfolgreicher Programmstart setzt geteilte und vereinbarte Ziele voraus

3. Programm- und Regelkommunikation als Schmieröl der Zusammenarbeit

Bei der Kommunikation gilt in Anlehnung an Konrad Lorenz immer wieder „gesagt ist nicht gehört, gehört ist nicht verstanden und verstanden ist nicht einverstanden“. Die schiere Größe eines Programms erfordert deshalb im besonderen Maße, dass den grundsätzlich vorhandenen Kommunikationsschwierigkeiten möglichst effizient begegnet wird. Dafür haben sich zwei Dinge bewährt:

Zum einen eine institutionalisierte Regelkommunikation, die von dem PMO (Programm-Management-Office) gesteuert wird und bei der alle Akteure der Programmorganisation regelmäßig in Austausch stehen. Kommunikationsmedien können dabei Workshops, Lenkungskreise, Änderungsgremien, Projektleiter-Jour-fixes, Blogs der Programmleitung u. v. m. sein. Den Erfolg fördert dabei weniger einzelne oder ein besonderes Medium, sondern vielmehr die Regelmäßigkeit und Beteiligung der relevanten Teilnehmer (insbesondere Projektleiter).

Zum anderen eine wirkungsvolle Außenkommunikation, die den Empfänger erreicht und nicht dem Sender entspricht. Ganz nach dem Motto „der Wurm muss dem Fisch schmecken und nicht dem Angler“ ist bei der Außenkommunikation ein Perspektivenwechsel erforderlich – raus aus der fachlichen Innensicht, rein in die interessierte Außensicht. Die Palette der Medien ist hier noch erheblich größer als in der internen Regelkommunikation, so dass der Erfolg neben dem vorgenannten Motto vor allem durch ein kompetentes Kommunikationsmanagement sichergestellt wird.

Space satellite orbiting the earth. Elements of this image furnished by NASA.Wie ein Kommunikationssatellit sorgt eine adäquate Programmkommunikation für weltweite Verständigung

Gravitationswellen von heute sind Ihre Erdbeben von Morgen. Tun Sie was dagegen!

Sollten Sie beim Lesen mehrfach gedanklich zugestimmt haben und das Gefühl erhalten, dass in Ihrem Unternehmen auch gerade die Gravitationswellen der Umwälzung laufen ohne, dass ein entsprechendes Programmmanagement zur Bewältigung existiert, dann steht Ihnen TEAMWILLE gerne mit seiner langjährigen Kompetenz und Erfahrung in den Bereichen Programmmanagement, Kommunikation und Training zur Seite, um durch Erfolge ohne Umwege echtzeitig Transparenz und Stabilität zu schaffen.

Astronaut Spaceman Mars SpaceMit dem richtigen Programmmanagement ist auch eine Marslandung bald möglich

 

Quellennachweise

(1) Projektmanagement Studie 2008 – Erfolg und Scheitern im Projektmanagement – Gemeinsame Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. und PA Consulting Group

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