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21
Jan

Projektmanagement in Non-Profit Organisationen – braucht es da ein “anderes” Projektmanagement?

 

Einige unserer Projekte finden nicht in der Wirtschaft statt. Sie befinden sich im Non-Profit Bereich, z.B. in sozialen Organisationen, Vereinen und Verbänden oder Stiftungen. Projektmanagement? Ja, das braucht es dort auch. Mehr davon? Weniger? Oder doch eher anders? Was sind die Anforderungen, die im Rahmen von Non-Profit Projekten zu erwarten sind? Wer sind die Stakeholder? Was sind die Risiken?

Fragen über Fragen. Auf einige wesentliche soll der nachfolgende Blog Antworten geben.


 

Worum geht es in den Projekten und was sind Anlässe für Anfragen einer Projektbegleitung?
Die Themen sind sehr breit gefächert. Während man in der Wirtschaft eine tiefe Fachlichkeit in Technologie, Prozesswissen, Kommunikation oder Projektmanagement braucht, ist in Non-Profit Projekten eher der Querschnitt erforderlich. Oder anders ausgedrückt: Das Fachwissen über alle Themenbereiche ist gefragt und man muss jederzeit Antworten für den Kunden und die Schnittstellen parat haben: Worum geht es in dem Bereich, wie kann das Vorgehen in der speziellen Organisation sein, was sind die nächsten Schritte, was müssen Anforderungen sein? Taucht man im weiteren Verlauf der Beantwortungen in die Konzeption der Themen ein, werden für deren Entwicklung und das Review interne TEAMWILLE-Fachexperten einbezogen, um die Themen auch in der Tiefe mit Spezialistenwissen fundiert zu untermauern. Die Projektthemen sind nicht selten komplex und beinhalten viele Schnittstellen, wie rechtliche Anforderungen (z. B. aus Sozialgesetzbüchern, Handelsrecht, Vereins- und Stiftungsrecht, Abgabenordnung, …) oder auch die intensive Zusammenarbeit mit Behörden.

Welche Themen beschäftigen Non-Profit Organisationen, in denen sie Unterstützung von TEAMWILLE in Anspruch nehmen?
Es geht schlichtweg um die eigene Zukunftsfähigkeit. Häufig sind die Organisationen von einem traditionellen Bild geprägt. Sie stammen aus einer Zeit, in der Behörden mit Non-Profit Organisationen gleichgesetzt wurden. Und dieses Bild liegt vielen Projekten zugrunde. Die jeweiligen Auftraggeber möchten, dass die Organisationen die Fähigkeit erlangen, den heutigen und künftigen Anforderungen gewachsen zu sein. Da stellt sich eine kirchliche Einrichtung schon mal intensiv die Frage, welche Zielgruppen zukünftig die richtigen sind und welche Angebote und Leistungen für diese die passenden sind. Wer wirksame und nachhaltige Antworten auf solche grundlegenden Fragen finden möchte, muss sich natürlich bewusst sein, dass dies nur dann realisierbar ist, wenn die Non-Profit Organisation bereit ist, sich im Sinne einer Neuerfindung vollständig zu verändern. Diese Veränderung muss dann im Rahmen des Projektes bewerkstelligt werden. Und diese Herausforderung bewerkstelligt das Projektmanagement!

In welcher Rolle tritt TEAMWILLE in den Projekten der Non-Profit Organisationen auf?
Die Rollen sind weitestgehend vergleichbar mit Projekten aus anderen Branchen. Man agiert in der Projektsteuerung oder als Projektmanager. An der Rolle des Projektmanagers hängen alle Verantwortlichkeiten im Projekt. Der größte Unterschied an dieser Stelle ist wahrscheinlich, dass man auf Augenhöhe mit einer Geschäftsführung, Vorständen oder dem Aufsichtsrat wirkt und in einem Organigramm auch entsprechend „hoch“ verortet ist. Die Rolle ist meist eine externe Projektleitung oder ein externer Projektmanager, der dafür sorgt, dass im Projekt die notwendigen Strukturen aufgebaut und etabliert werden, der das Projekt strukturiert, aus informellen Zielen formelle Zielrichtungen transparent darstellt und die notwendigen Schnittstellen einbezieht.

Und was ist der größte Unterschied zwischen Projektmanagement in Non-Profit Organisationen und Wirtschaftsunternehmen?
Der größte  Unterschied ist der Umfang der Projekte. In der Wirtschaft wird deutlich, dass Projekte meist nur auf einen kleinen Ausschnitt des Unternehmens fokussieren und einen Teilbereich des großen Ganzen weiterentwickeln oder verändern sollen. Da Non-Profit Organisationen meistens kleiner sind und man sich hier in Bereichen von bis zu ca. 1.000 Mitarbeitern bewegt, haben diese Projekte auch direkt weitreichende Auswirkungen.

Ein weiterer gravierender Unterschied ist, dass in Non-Profit Organisationen ein hoher und spürbarer Grad an Offenheit gegenüber einer externen Unterstützung vorhanden ist. Die Vermutung liegt nahe, dass das vor allem daran liegt, dass es in dieser Branche zum Standard gehört, externe Kompetenzen einzubeziehen und Kooperationen einzugehen. In der Wirtschaft ist eine Kooperation immer etwas, was mit Wissensverlust verbunden wird und eher als Einschränkung oder Eingriff in das eigene Wissen und Entwicklungen verstanden wird.

Eine große Herausforderung stellen die ehrenamtlichen Strukturen bei Non-Profit Organisationen dar. Diese sind in den vergangenen Jahren einem starken Wandel unterzogen worden. Jugendliche möchten sich beispielsweise nicht mehr so gerne für längere Zeit verpflichten lassen, sondern kurzfristig in Notsituationen tätig werden und so ihre soziale und gesellschaftliche Verantwortung wahrnehmen. Den Wandel erkennt man auch in den “Besetzungsnöten” der Organisationen, die über ehrenamtliche Strukturen organisiert sind. Projekte mit ehrenamtlichen Mitarbeitern stellen ein Projektmanagement regelmäßig vor eine große Herausforderung, weil man neben dem Projektmanagement auch die öffentliche Vermarktung im Namen der Organisation übernimmt – Multitasking ist gefragt.

Non_Profit_Organization

Was sind die Anforderungen an einen Projektmanager im Non-Profit Bereich?
Einen guten Blick für Zusammenhänge zu haben, hilft ungemein. TEAMWILLE dreht mit den Projektteams an vermeintlich kleinen Rädchen, die aber erhebliche Auswirkungen auf die Gesellschaft haben können. Das ist tatsächlich eine große Verantwortung, die dort übergeben wird und der man mit sensibler Sorgfalt und Demut begegnen sollte. Ein guter und gesunder Blick auf Kosten ist ebenfalls hilfreich, da die Gelder einem Verwendungszweck unterliegen und nicht in unbegrenzten Mengen für eine unbefristete Projektlaufzeit zur Verfügung stehen. Dessen sollte muss man sich im Rahmen eines Projektauftrages jederzeit bewusst sein.

Zusammenfassend kann man sagen, dass es überdurchschnittliche Kenntnisse über Organisationen und Menschen braucht, wenn man die Rolle des Projektmanagers angemessen ausfüllen möchte. Das ist der Kern der Tätigkeiten und Themen. TEAMWILLE freut sich daher auf weitere spannende Non-Profit Projekte, um auf diesem Weg mit aller Expertise, Hingabe und Begeisterung, seinen Beitrag für eine bessere Gesellschaft zu leisten.

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