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Tools für virtuelle Meetings
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Apr

Tools für virtuelle Meetings

Das Coronavirus legt uns regelrecht lahm – nicht nur in der Geschäftswelt, sondern auch im privaten Umfeld. Egal ob Homeoffice oder Quarantäne. Tools für virtuelle Meetings und Treffen gewinnen sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld immer mehr an Bedeutung.

Wenn Ihr die Überschrift dieses Artikels in eine der üblichen Suchmaschinen eintippt, werdet Ihr regelrecht überflutet mit möglichen Tools für virtuelle Treffen und Meetings. Das Angebot ist groß. Mittlerweile gibt es viele verschiedene Möglichkeiten und Ihr könnt Euch die für Eure Zwecke passende Option heraussuchen.

Ich möchte mich in meinem Artikel auf die vier wohl bekanntesten Tools innerhalb der Geschäftswelt konzentrieren und Euch die jeweiligen Features und Möglichkeiten einfach und klar aufzeigen:

Skype for Business Online und Skype

Skype for Business Online ist nicht zu verwechseln mit Skype. Skype for Business Online war bis dato das gängige Business-Tool von Microsoft für die virtuelle Kommunikation unabhängig von Ort und Zeit (eingebettet in Office 365). Aktuell wird Skype for Business Online sukzessive bis zum 31.07.2021 durch Microsoft Teams abgelöst. Informationen zu Teams erhaltet Ihr im weiteren Verlauf unseres Artikels.

Die normale, altbewährte Skype-Anwendung kennt wohl ziemlich jeder. Sie wird eher im privaten Umfeld verwendet bzw. immer dann Business-Kontext, wenn die Kommunikation und nicht die Einbettung von Office-Programmen im Vordergrund stehen.

Sowohl mit PC als auch mit Smartphone ist es möglich, mit anderen Personen zu chatten und Videobesprechungen durchzuführen. Gruppen-Videoanrufe sind bis zu 50 Teilnehmer kostenfrei. Seit 2016 ist es zudem auch möglich, eine einfache Videobesprechung ohne Registrierung oder Download der Software zu hosten und lediglich mittels Versand eines Links die anderen Teilnehmer einzuladen.

Mit einem Skype-Account gibt es zudem auch die Option, günstige Auslandsanrufe weltweit zu tätigen („Skype-to-Phone“). Für diese Funktion ist eine Registrierung notwendig und Skype-Guthaben oder ein aktives Abonnement. Mehr Informationen dazu findet Ihr unter: https://www.skype.com/de/

Einige positive Features von Skype auf einen Blick:

Microsoft Teams

Microsoft Teams, oder auch „der zentrale Ort für Teamarbeit“, ist seit dem 1. September 2019 das Business-Kommunikations-Tool eingebettet in Office 365 und vereint zahlreiche Business-Funktionen unter einem Dach. (Gruppen-)Chats, Anrufe, Videotelefonie, Zusammenarbeit und gezielte Kommunikation innerhalb festgelegter Teams – nahezu alles erscheint möglich. Bis zu 10.000 Teilnehmer können unabhängig vom Ort gemeinsam an einem virtuellen Meeting teilnehmen. Es lassen sich auch Dateien der gängigen Office-Programme in Echtzeit abrufen, teilen und bearbeiten.

Des Weiteren können auch andere Programme und Features über Apps eingebunden werden, um Eure Zusammenarbeit im Team erfolgreich zu gestalten, z. B. OneNote oder Trello.

Um Eure Teams und die Zusammenarbeit in der Corona-Krise zu fördern, bietet Microsoft die Nutzung von Teams zurzeit für sechs Monate (bis Januar 2021) kostenfrei an.

Einige positive Features von Microsoft Teams auf einen Blick:

  • Zahlreiche Business-Funktionen
  • (Gruppen-)Chats, Anrufe, Videotelefonie
  • Gespeicherte Verläufe
  • Bildung einzelner Teams und Kommunikationskanäle für Projekte
  • Bis zu 10.000 Teilnehmer gemeinsam in einem Meeting möglich
  • Bearbeitung von Dateien in Echtzeit
  • Einbindung weiterer Apps möglich
  • Einbindung in Outlook möglich
  • Mobile Version verfügbar

Zoom

Zoom ist ein Remote-Konferenzdienst. Es gibt eine kostenfreie Basic-Version, in welcher der Host an die Teilnehmer per Smartphone oder per E-Mail einen Link schickt. Eine Anmeldung bzw. Registrierung ist in diesem Fall nicht notwendig – weder für den Host noch für die Teilnehmer. Einfach unter www.zoom.us ein Meeting mit oder ohne Video erstellen und weitere Teilnehmer z. B. per E-Mail einladen. Bei der kostenfreien Version ist für Gruppen allerdings das Meeting nach 40 Minuten automatisch beendet. Eine Besprechung zu zweit ist ohne Zeitlimit möglich. Alles in allem eine unkomplizierte und stabile Basic-Version, die es in Zeiten von Corona sehr einfach macht, mit mehreren Personen in Kontakt zu treten und ein virtuelles Meeting zu planen.

Einige positive Features von Zoom auf einen Blick:

  • Kostenfreie Basic-Version: Unbegrenzt für max. zwei Teilnehmer und begrenzt auf 40 Minuten für mehr als zwei Teilnehmer
  • Keine Registrierung notwendig
  • Versand eines Einladungslinks
  • Einbindung in Outlook möglich
  • Mobile Version verfügbar

Update 2. April 2020: Bitte lasst Vorsicht walten bei der Verwendung von Zoom und prüft genau, welche Daten Ihr preisgeben wollt. In den letzten Tagen wurde uns immer wieder von dem Verdacht auf Datenweitergabe und „Zoombombing“ – dem Hacken von via Zoom laufenden Videokonferenzen – berichtet. 

WhatsApp

Ja, du hast richtig gelesen, auch WhatsApp eignet sich z. B. als Backup für eine „Mini“-Videokonferenz, sollten die anderen Tools mal überlastet sein oder das Internet nicht stabil funktionieren. Begrenzt ist die Video-Funktionalität allerdings auf vier Personen; aber dafür absolut kostenlos und unkompliziert. Aus diesen Gründen kann WhatsApp auch gut für informelle Meetings unter Kollegen verwendet werden, z. B. für das von uns im letzten Beitrag vorgestellte Feierabendbier.

Einige positive Features von WhatsApp-Videokonferenzen auf einen Blick:

  • So gut wie jeder hat WhatsApp auf seinem Handy installiert
  • Kostenfrei
  • Videokonferenz aus dem Chatfenster heraus zu starten
  • Simple Nutzung

Die genannten vier Tools sind nur ein kleiner Ausschnitt von dem was mittlerweile möglich ist. Es gibt ein sehr umfangreiches Angebot, das nur darauf wartet, getestet zu werden.

Verwendet gern das unten stehende Kommentarfeld und lasst uns Eure Kommentare da. Welche Erfahrung habt Ihr bis jetzt mit Tools für virtuelle Meetings gemacht? Nutzt Ihr vielleicht sogar Tools, die noch völlig unterschätzt sind und viel mehr Beachtung finden sollten? Lasst uns gern an Euren Erfahrungen teilhaben. Denn nur so können wir alle gemeinsam in der (Corona-)Krise von unseren Erfahrungen profitieren und daran wachsen.

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