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27
Mai

Unser erstes virtuelles Town Hall: Ein Erfahrungsbericht (Teil 2)

Schön, dass Du weiterhin dabei bist und Interesse an dem zweiten Teil des Erfahrungsberichtes zu unserem virtuellen Town Hall hast. Den ersten Teil zur Vorbereitung der Veranstaltung findest du hier. Anknüpfend daran wird es in diesem Artikel um die Durchführung und Nachbereitung gehen.

Mit diesen beiden Blogbeiträgen wollen wir Euch Einblick in unsere interne Zusammenarbeit geben und Euch zeigen, wie wir die – in diesem Umfang und in dieser Situation auch für uns neue – virtuelle Veranstaltung planen aber auch, welche Learnings wird mitnehmen.

Gute Vorbereitung zahlt sich später aus

„Wie gut, dass wir die Zeit für den offiziellen, gemeinsamen Teil unseres virtuellen Town Halls großzügig geplant haben“, denke ich. Inzwischen ist es 15:10 Uhr. Etwas später als gedacht beginnt unser Gründer und Geschäftsführer, Johannes Wille, mit dem Einstieg in seinen letzten Agendapunkt.

In der Vorbereitung haben wir uns geeinigt, nach abwägen verschiedener Einflussfaktoren, entsprechende Zeitpuffer einzuplanen. Offensichtlich eine goldrichtige Entscheidung. Einige Minuten Verspätung hätten unser Zeitkonzept ziemlich durcheinandergebracht. Insbesondere da die genaue Angabe der Zeitslots für die Gruppendiskussionen im World Café und den Wechsel der virtuellen Räume essentiell ist bzw. wir mit einer klaren Zeiteinteilung unsere Kollegen unterstützen wollten, zu jeder Zeit im richtigen Raum zu sein.

Eine Herausforderung, da wir virtuell – im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen – nur umständlich noch letzte Korrekturen vornehmen können, wie z. B. einzelnen Kollegen den Weg zum nächsten Raum weisen oder den Moderatoren ein Zeichen geben, dass der nächste Wechsel ansteht. Wir haben daher viel Energie in die detaillierte vorbereitende Planung und Visualisierung gesteckt sowie Gruppeneinteilungen, Links zu den virtuellen Ständen und die Moderatoren, transparent und übersichtlich kommuniziert. Als Back-up haben wir dennoch eine Kollegin benannt, an die sich „verirrte“ oder verspätete Kollegen wenden können, um den richtigen Einstieg zu finden.

Learning 7: Klare und genaue Zeitangaben setzen und kommunizieren, um zusätzlichen Aufwand oder Koordinationstätigkeiten während eines Meetings zu vermeiden.

Learning 8: Eventualitäten durchdenken und Back-up einplanen (sowohl technischer Natur, als auch in Personen).

Warum eine realistische Zeiteinschätzung nicht unbedingt optimistisch ist

 Im World Café merken wir ebenfalls: Unsere konservative Zeitplanung zahlt sich aus! Ursprünglich hatten wir jeweils 20 Minuten pro Stand vorgesehen, weitere 5 Minuten planten wir zusätzlich ein, damit die Gruppen im Anschluss den virtuellen Raum wechseln und kurz durchatmen können. Bei 2,5 Stunden anspruchsvollem interaktivem Meeting, benötigt jeder eine Denkpause oder möchte sein Glas Wasser auffüllen.

Für umfänglichen Austausch an den Ständen bleibt relativ wenig Zeit. Die Durchläufe der virtuellen Stände sind ziemlich eng getaktet. Selbst mit viel Disziplin und Timeboxing durch die Moderatoren bleibt den Teilnehmern nicht viel Zeit zum Verschnaufen. Insgesamt 25 Minuten für die Bearbeitung eines Themas und das pünktliche Erscheinen am nächsten, virtuellen Stand reichen in unserem Fall aus, lassen aber nicht viel Spielraum. Letztendlich befindet man sich bei jeder Zeitplanung – egal ob virtuell oder nicht – in einem ständigen Abwägen zwischen Motivation und Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer sowie dem Durchsetzen der Inhalte.

Learning 9: Eine realistische Einschätzung der benötigten Zeit vornehmen und Pufferzeiten einplanen, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen. Dabei kann die Auflistung verschiedener Einflussfaktoren und Szenarien vorab helfen.

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel

Nach Abschluss des Town Halls mit einer gemeinsamen Feedbackrunde geht es darum, die relevanten Schritte für die Nachbereitung zu planen. Im Rahmen des World Café haben wir die Weiterentwicklung unserer Produktfamilien in den Fokus gestellt und damit allen Kollegen eine Plattform gegeben, sich zu beteiligen und ihre Ideen einzubringen. Eines konnte man direkt erkennen: Die Ideen sind gesprudelt.
Einen lieben Dank an dieser Stelle an all unsere Kollegen und Kolleginnen, die unser Town Hall mit Leben gefüllt haben! Umso wichtiger ist für uns, den Einsatz und die Ideen aller Kollegen mit der verbindlichen Weiterbearbeitung der Themen zu honorieren, sie über Updates und Ergebnisse zu informieren und dafür zu sorgen, dass die Themen trotz operativem Alltagsstress ihren Platz finden.

Das Thema Weiterentwicklung der Produktfamilien an sich ist schon anspruchsvoll, da viele Stakeholder, Prozesse und vor allem Kundenbedürfnisse bedacht werden müssen. Entsprechend vielseitig sind die Ansatzpunkte. Die gesammelten Ideen und Impulse nun auszuwerten, zu gewichten und zu priorisieren… eine ganz schöne Herausforderung!

Die Relevanz nächste Schritte zu definieren und diesen nachzukommen

Gleich im Anschluss an unser Town Hall fand das Meeting unserer Produktverantwortlichen statt. In diesem Kreis werden jede Woche relevante, die Produktfamilien betreffende Informationen besprochen. Genau der richtige Ort, um einen Termin für die Aufarbeitung der Coffee & Cake-Themen festzusetzen. Das Ziel: Die von allen Kollegen gesammelten Ideen und Impulse zur Weiterentwicklung unserer Produkte besprechen und bei Bedarf weitere Aktivitäten ableiten, bspw. die Aufnahme konkreter Aufgaben in unser Backlog oder gar das Aufsetzen eines internen Projektes. Der Teilnehmerkreis wurde auf die Moderatoren der virtuellen Stände und unsere Produktfamilienverantwortlichen festgelegt.

Für unsere Produktfamilie Interimsrollen haben unser Produktmanager und ich in zwei vorbereitenden Terminen eine sortierte Übersicht aller Ideen erstellt. Teilweise fiel es uns schwer die tatsächlichen Gedanken hinter der festgehaltenen Idee zu erfassen und richtig zu interpretieren. Hierbei hat geholfen, dass während des Coffee & Cake alle Kollegen ihren Namen auf den digitalen Notizzetteln hinterlassen haben. Auf diese Weise fiel es uns im Nachgang leichter nachzuvollziehen was gemeint war, da wir auf einzelne Personen erneut zugehen konnten.

Während dem Clustern und Priorisieren sind uns einige Notizen aufgefallen, die eng an unseren internen Aufgabenbereich Kommunikation geknüpft sind. So entschieden wir, auch unsere Kommunikationsmanagerin in den strategischen Workshop zur Aufarbeitung der Ergebnisse einzuladen.

Learning 10: Direkt im Anschluss an Workshops und Meetings nachfolgende Schritte definieren und terminieren, um Themen am Leben zu halten und vorzubeugen, dass diese im Alltagsstress in der Versenkung verschwinden.

Learning 11: Die Ergebnisse zusammenführen und transparent machen, sodass diese zur Vorbereitung von allen Stakeholdern für nachfolgende Meetings/Workshops/Aufgaben genutzt werden können.

Ergebnisse gilt es im Unternehmen zu verankern und eine nachhaltige Bearbeitung abgeleiteter Aktivitäten zu ermöglichen

Dank des nachgelagerten Workshops finden die Inhalte und Ergebnisse aus dem Coffee & Cake Einzug in unsere strategische Planung. Wichtig war uns dabei, dass die Manager der Produktfamilien einen Gesamtüberblick über die zu bearbeitenden Themen bekommen und die Bereiche so ineinandergreifend weiterentwickelt werden können. Erste Maßnahmen und Planungen wurden bereits angegangen und das wöchentliche (und für alle Mitarbeiter offene) Meeting unserer Produktverantwortlichen bleibt weiterhin die Plattform, um nächste Schritte zu besprechen.

Wir sind gespannt auf das nächste Quartal und unser nächstes Town Hall, bei dem wir den aktuellen Stand der Dinge wieder mit allen Kollegen und Kolleginnen teilen möchten. Ob die Veranstaltung virtuell oder vor Ort stattfinden wird wissen wir noch nicht. Auf jeden Fall sind wir bestens gerüstet und nehmen unsere positiven Erfahrungen aber auch unsere Learnings mit in das nächste (virtuelle) Town Hall.

Bildquelle: TEAMWILLE / Delia Klein

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