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19
Mai

Unser erstes virtuelles Town Hall: Ein Erfahrungsbericht (Teil 1)

In unseren Blogbeiträgen der letzten Wochen haben wir darüber berichtet, wie wir unsere Arbeit, die Freizeit und den virtuellen Umgang miteinander effizient und sinnstiftend in Zeiten von Corona gestalten können. Wir haben viele Tipps und Tricks mit Euch geteilt. Hilfestellungen sind schön und gut, aber wie viel davon kann ein jeder und man selbst tatsächlich beherzigen und umsetzen? Vor dieser Herausforderung stehen auch wir – trotz aller Ideen und Ratschläge. Neben der Arbeit bei und mit unseren Kunden müssen wir auch intern Mittel und Wege finden, gemeinsam zu arbeiten und uns als Organisation, als Unternehmen und als Team weiterzuentwickeln. Wir möchten Euch Einblick in unsere interne Zusammenarbeit geben und ein konkretes Beispiel aus den letzten Wochen mit Euch teilen: Das Quartalstreffen des gesamten Unternehmens – unser Coffee & Cake Town Hall.

Das Ziel im Blick

Es ist der Durchlauf der dritten und letzten Gruppe und als Moderatorin stelle ich fest: 20 Minuten sind immer noch zu kurz, um alle Beiträge und Ergebnisse gemeinsam zu besprechen. Auch dieses Mal fühlt es sich an – wie bereits bei den beiden Gruppen zuvor – als müsste ich die Teilnehmer im Galopp durch die geplanten Besprechungspunkte treiben. Als letzte Gruppe kommen wir – später als verabredet – zurück in den gemeinsamen virtuellen Meetingraum. Im ersten Moment bin ich enttäuscht darüber, da ich zuvor noch gepredigt habe: „Wir müssen in dieser virtuellen Konstellation stärker als sonst auf das Timeboxing achten, damit kein Chaos ausbricht!“. Das Gefühl legt sich aber schnell wieder, denn es sind nach wie vor noch alle TEAMWILLE-Kollegen dabei und die Stimmung ist super.

Die abschließende Feedbackrunde fällt sehr positiv aus. Auch im Nachgang trudeln noch weitere Kommentare über die Chat-Funktion ein, die bestätigen, dass es ein außergewöhnliches Coffee & Cake und ein tolles virtuelles Zusammenkommen war. Das stellt mich zufrieden. Mein Fazit: Unser erstes unternehmensweites virtuelles Meeting über mehrere Standorte, mit 40 Teilnehmern, mit herausfordernden Themen und einer Dauer von 2,5 Stunden haben wir erfolgreich hinter uns gebracht. Gleichzeitig bin ich mir sicher, dass nicht nur ich als Moderatorin, sondern auch alle Teilnehmer erschöpft sind und sich auf das langsam eintretende Wochenende freuen.

Was haben wir im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung geplant und dann tatsächlich getan? Wir lassen Euch an unserer Planung und unseren Learnings teilhaben:

Wie alles begann: Ein bisschen Sand im Getriebe

Ungefähr 10 Tage vor unserem vierteljährlichen Town Hall, kommt unsere Kommunikationsmanagerin auf mich und einen Kollegen zu und fragt, ob wir uns vorstellen können das Konzept zu unserem Coffee & Cake gemeinsam auszuarbeiten. Ein erster grober Plan für die Themen steht bereits, für die Methodik und Umsetzung ist noch großer Ideenspielraum. Wir sagen beide zu. Zu dritt sind wir nun das Organisationsteam für unser Coffee & Cake.

ZUSAMMENarbeit ist das A und O

Gleich zu Beginn die erste Hürde: Es erweist sich bereits als schwierig einen Termin zur gemeinsamen Absprache zu finden. Im Rahmen unseres Coffee & Cake soll es u. a. um die Weiterentwicklung unserer Produktfamilien gehen. Ein herausforderndes und dynamisches Thema. Dennoch oder gerade deshalb möchten wir allen Kollegen die Möglichkeit geben, sich zu beteiligen und ihre Ideen einzubringen. Ziel ist es, bereits laufende und kontinuierlich stattfindende Weiterentwicklungen, die größtenteils über eine Taskforce initiiert sind, mit neuen Ideen sinnvoll zu ergänzen und sicherzustellen, dass sich die Themen nicht überschneiden. Das kann doch nicht so schwer sein! Oder?

Ist es aber leider. Zum einen, da wir uns nicht wie üblich im Büro über den Weg laufen und die Abstimmung „auf dem kurzen Dienstweg“ machen können. Zum anderen fehlt der Überblick über Tagesplan und Auslastung der anderen. Trotz regelmäßigem Austausch und interner Vernetzung sind wir letztendlich doch entfernter voneinander als vor der Corona-Krise und den damit einhergehenden Einschränkungen. Einen Vorteil haben wir jedoch direkt genutzt. Unser Kollege ist Teil der oben genannten Taskforce und kann damit die Aktivitäten zusammenführen und den Wissenstransfer sicherstellen.

Learning 1: In Kontakt miteinander treten und zwar mehr, aktiver und regelmäßiger als sonst, um die Situation der Kollegen besser einschätzen zu können und kurze Dienstwege zu ermöglichen.

Learning 2: Schlüsselstellen der Organisation nutzen, um alle notwendigen Informationen auf der Hand zu haben und so effizient und redundanzfrei arbeiten zu können.

Ein einheitliches Vorgehen und Raum für individuelle Anforderungen sind die Basis für gutes Gelingen

Eine Woche vor unserem Coffee & Cake ist es soweit: Gemeinsam einigen wir uns darauf, unser Coffee & Cake als World Café (Stände mit unterschiedlichen, gemeinschaftlich zu bearbeitenden Themenstellungen) anzulegen. Ähnlich zu unseren bisherigen Townhalls, nur diesmal eben virtuell. Wir entscheiden uns für drei Stände, entsprechend unserer drei Produktfamilien: Projektmanagement / Interimsrollen, Organisationsentwicklung und Training.

Voraussetzung für unser Coffee & Cake: Die virtuellen Stände sollen identisch aufgebaut sein. Hierdurch soll den Teilnehmern ein möglichst einheitliches Bild gegeben und somit der virtuelle sowie gedankliche Wechsel zwischen den Ständen erleichtert werden. Auf den ersten Metern stellen wir fest, dass es gar nicht so einfach ist, eine einheitliche Vorgehensweise zu finden. Der Grund hierfür? Unsere Produktfamilien werden ganz unterschiedlich durch Faktoren sowie Stakeholder beeinflusst und befassen sich nicht zwangsläufig mit den gleichen Fragestellungen. Wir halten es daher für sinnvoll die virtuellen Stände, was Tooling und Ablauf betrifft, ähnlich zu konzipieren, aber den individuellen Fragestellungen Raum zu geben.

Learning 3: Auf Einheitlichkeit und Klarheit achten und den Teilnehmern so den Ablauf erleichtern, aber auch Raum für individuelle Anforderungen lassen.

Zeit ist ein notwendiges Gut

Wir besprechen die Aufgaben zu den nächsten Schritten der konzeptionellen Vorbereitung. Unser Kollege ist anderweitig recht eingebunden, so dass wir den Großteil der Organisation auf zwei Schultern verteilen. Zu zweit einigen wir uns auf ein passendes Konzept und beginnen mit der Ausarbeitung.

Ich starte mit der Suche nach einem passenden Tool für unser Vorhaben. Meine Kollegin hält alle Beteiligten up-to-date und bereitet die Visualisierungen vor. Relativ schnell habe ich mögliche Tools identifiziert, Spaß daran gefunden mich einzulernen und die Funktionalitäten auszuprobieren. Meine Entscheidung ist getroffen: In MS Teams werden wir unser Meeting und die virtuellen Stände anlegen. Letztere werden wir in drei Gruppen bearbeiten und nach jeweils 20 Minuten rotieren. In den Räumen arbeiten wir mit Klaxoon, einem intuitiven Kollaborationstool, welches uns bei der Ideensammlung und Kategorisierung unterstützen wird.

In einer dritten Abstimmungsrunde lassen wir uns Tool und Konzept absegnen und teilen die Umsetzung der virtuellen Stände unter uns dreien auf. Es fehlt also nur noch die Abstimmung mit den Produktfamilienverantwortlichen.

Trotz des engen Zeitplans schieben wir einen Test der Technik und Tools ein. Mit einigen Kollegen und Kolleginnen simulieren wir am Vortag den Ablauf des Meetings, holen Feedback ein und machen uns an die Feinabstimmung. Dann kann das Coffee & Cake kommen.

Was wir nicht ausreichend bedacht haben

Bei gemeinschaftlichen Aufgaben kann und sollte grundsätzlich jeder so viel beisteuern, wie er Zeit und Interesse hat. Wichtig ist dabei vor allem, dass man sich einig ist und die Verteilung der Aufgaben transparent ist. Es kann aber dazu führen, dass jemand, der weniger in der Vorbereitung involviert war, einen größeren Aufwand hat sich anschließend in die Ergebnisse und Umsetzung einzuarbeiten. So auch in unserem Fall: Durch die ungleichmäßige Aufteilung der Aufgaben muss sich mein Kollege nun recht kurzfristig in ein für ihn neues Tool und ein virtuelles Meetingkonzept einarbeiten. Und das in einer Phase, in der man sich gefühlt ständig mit neuen digitalen Möglichkeiten auseinandersetzen muss. Keine so leichte Aufgabe bei wenig Zeit. Weiterhin kollidieren Vorbereitungszeit und die verfügbaren Zeitslots für die Abstimmung mit den Produktfamilienverantwortlichen. Ein Balanceakt zwischen der Präsentation von „halbgaren“ Informationen und der effizienten Abarbeitung der Aufgaben beginnt.

In unserem Fall haben wir zeitlich noch alles unter einen Hut bekommen. Dennoch waren meine Kollegin und ich noch bis 30 Minuten vor unserem Coffee & Cake in den letzten Abstimmungen. Es ist grundsätzlich hilfreich den Arbeitsaufwand und die eigene Arbeitszeit realistisch einzuschätzen. Mein Puls hatte also bereits vor dem Coffee & Cake vom Spaziermodus in den Joggingmodus gewechselt. Aber nun konnte es losgehen!

Learning 4: Sich gegenseitig unterstützen und ausreichend Zeit einplanen, um sich auf den gleichen Technik- und Wissensstand zu bringen.

Learning 5: Feste Termine und Deadlines (auch für kleine Konzepte/Projekte/Aufgaben) setzen und einhalten, um ausreichend Zeit für gemeinsame Abstimmungen und Entscheidungen zu gewährleisten.

Learning 6: Ein kurzer Probelauf gibt Sicherheit und reduziert die Nervosität.

Du bist neugierig, wie die Durchführung und Nachbereitung unseres Coffee & Cake geklappt hat und welche weiteren Learnings wir daraus ziehen konnten? In Teil 2 zu diesem Artikel berichten wir von unseren Erfahrungen. Schaut also gerne rein.

Bildquelle: TEAMWILLE / Janina Wienke

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